Los proyectos de separación de negocios y carve-outs concentran su atención en los datos estructurados del ERP, mientras la documentación que vive fuera de ese sistema queda fuera del alcance formal, señaló Ezequiel Pardo, LATAM Head of Transformation and Data Management Products de SNP Group. En un análisis sobre fusiones, adquisiciones y desinversiones en la región, Pardo indicó que contratos, acuerdos de confidencialidad, legajos de personal, instrucciones de trabajo y documentación de procesos suelen residir en SharePoint, OpenText, unidades de red y otros repositorios que casi nunca se incluyen en el proyecto.

El directivo citó que cerca del 80% de los datos de una empresa son no estructurados y crecen entre tres y cuatro veces más rápido que los estructurados, y que apenas el 14% de las organizaciones considera que sus datos están realmente preparados para inteligencia artificial. A su juicio, el activo que más rápido crece es también el que menos se gobierna, justo cuando más cuidado exige.

Pardo describió tres formas en que las empresas abordan el problema y sostuvo que ninguna funciona bien: no transferir nada de esa documentación, lo que deja a la entidad separada operando sin información esencial; transferir todo sin revisión, con el riesgo de exponer datos sensibles, regulados o ajenos al perímetro del acuerdo; o decidir manualmente documento por documento, lo que deriva en revisiones legales interminables, costos que escalan y resultados inconsistentes ante volúmenes de millones de archivos.

El especialista advirtió que la falta de visibilidad sobre la propiedad, sensibilidad y entidad a la que pertenece cada documento puede derivar en errores de asignación, filtraciones de información confidencial o una representación incorrecta del alcance de lo que se vende o separa. Cuando ese trabajo se posterga a las etapas finales, agregó, la documentación se convierte en el cuello de botella que pone en riesgo el Day 1, la fecha en que la entidad separada debe operar de forma independiente.

Pardo sostuvo que contar con un repositorio documental no equivale a saber qué archivos pertenecen al negocio que se separa, quién puede acceder a ellos y qué riesgo regulatorio o comercial implican, tarea que los equipos legales y de negocio realizan a mano con planillas de Excel. Propuso ampliar la conversación sobre carve-outs para identificar, clasificar y vincular al negocio la información fuera del perímetro del ERP, combinando inteligencia artificial con experiencia en separaciones, y tratar la documentación no estructurada como parte del alcance desde el primer día.